O setor de gestão de contratos e procurement no ambiente corporativo enfrenta constantemente desafios ligados à eficiência e transparência nas aprovações para contratações. Com múltiplos departamentos e níveis hierárquicos envolvidos, o processo pode se tornar burocrático, moroso e suscetível a erros. A solução para esses desafios pode ser encontrada no Ronda Security Hub, uma plataforma que oferece fluxos de aprovação estruturados e personalizáveis, reduzindo drasticamente a burocracia e agilizando as contratações.
Como o Fluxo de Aprovação Funciona no Ronda Security Hub
Os fluxos de aprovação no Ronda são projetados para se adaptarem às particularidades de cada empresa, permitindo que a aprovação de contratações seja automatizada e acompanhada em tempo real. A plataforma possibilita criar fluxos distintos com base nas exigências de cada setor, nos níveis de autorização necessários e no tipo de contratação. Veja como funciona:
1. Personalização do Processo de Aprovação
No Ronda, o processo começa com uma configuração detalhada do fluxo de aprovação. É possível definir os passos do processo, incluindo quem deve aprovar cada estágio, quais documentos precisam ser verificados e os requisitos de conformidade específicos para diferentes categorias de contratação.
Exemplo prático: Para contratos de alto valor, o fluxo pode exigir a aprovação do CFO e da equipe jurídica. Já para contratações de menor impacto financeiro, o fluxo pode ser simplificado para gestores diretos, tornando o processo mais ágil e específico para cada situação.
2. Notificações e Alertas Automáticos
Um dos principais diferenciais do Ronda é o sistema de notificações automáticas, que alerta os responsáveis em cada etapa do processo. Essas notificações garantem que nenhum contrato fique pendente por falta de acompanhamento, reduzindo o tempo de espera e facilitando o controle dos gestores de contratos.
Exemplo prático: Em um fluxo de contratação com vários aprovadores, o sistema envia uma notificação para o próximo responsável assim que a aprovação anterior é concluída. Dessa forma, elimina-se a necessidade de seguir manualmente o status de cada contrato.
3. Rastreamento e Auditoria em Tempo Real
Com o Ronda, cada etapa do fluxo de aprovação pode ser acompanhada em tempo real, facilitando a identificação de possíveis gargalos e a verificação de conformidade com as políticas internas. O histórico de aprovações fica registrado e pode ser auditado a qualquer momento, garantindo total transparência.
Exemplo prático: Em uma auditoria interna, o gestor de contratos pode acessar o histórico completo de aprovação de um contrato específico, com informações sobre quem aprovou cada etapa e quais justificativas foram registradas.
4. Redução da Burocracia e Maior Agilidade no Processo
O sistema estruturado permite padronizar processos que antes eram realizados de forma manual e descoordenada, o que agiliza as contratações e minimiza a burocracia. Além disso, o Ronda permite a integração do fluxo com outros sistemas, otimizando ainda mais o processo.
Exemplo prático: Uma empresa de grande porte, com filiais em várias regiões, pode configurar um fluxo de aprovação único que se aplica a todas as unidades, garantindo agilidade e uniformidade nos processos.
Vantagens do Ronda Security Hub para o Fluxo de Aprovação de Contratações
Implementar fluxos de aprovação estruturados no Ronda Security Hub oferece vários benefícios para o setor de contratos e procurement:
• Maior velocidade na tomada de decisões, já que o fluxo elimina etapas desnecessárias e automatiza as notificações.
• Menor risco de erros humanos: Ao digitalizar e automatizar o processo, o risco de perda de documentos ou aprovações esquecidas diminui.
• Transparência e conformidade: Os registros detalhados de aprovação trazem segurança para auditorias e facilitam a rastreabilidade.
• Flexibilidade e personalização: Cada fluxo pode ser ajustado para atender às necessidades específicas de diferentes tipos de contratos e níveis de aprovação.
Para o setor de gestão de contratos e procurement, um fluxo de aprovação ágil e seguro é essencial para manter a eficiência e a competitividade. O Ronda Security Hub simplifica e estrutura o processo de aprovação de contratações, reduzindo a burocracia e facilitando o controle dos gestores. Com uma plataforma intuitiva e funcionalidades avançadas, o Ronda transforma o fluxo de aprovações em uma ferramenta estratégica, permitindo que a empresa cresça com segurança e agilidade.
